Casa KiGua caso de estudio
Estudio Wellness Boutique · Cancún
Un estudio con una comunidad real y una trastienda llevada entera a mano. Hoy funciona sobre RIVEL OS, con el mismo equipo de siempre y las tardes de vuelta.
Estado inicial
La comunidad creció. La trastienda no.
Las reservas se tomaban a mano dentro de hilos de mensajes. Los bonos de clases se llevaban en papel. Los avisos de renovación dependían de que alguien se acordara, lo que significa que algunos ocurrían y otros no.
El interés que llegaba por redes nunca se convertía en un registro. Quien preguntaba por una clase un lunes y no volvía a escribir era, desde el lado del estudio, indistinguible de quien nunca escribió. Y la coordinación que sostenía todo eso se comía tardes y fines de semana.
Dirección
El objetivo era un sistema que una persona pueda operar el lunes por la mañana, no un conjunto de programas que exija una semana de aprendizaje.
La dueña no quería crecer contratando. El estudio tenía que seguir sintiéndose pequeño para quien viene a clase y dejar de sentirse improvisado para quien lo opera.
Tres cosas tenían que volverse ciertas: reservas y membresías online casi sin fricción, cada mensaje de redes capturado automáticamente, y asistencia, retención e ingresos legibles en un solo lugar en vez de en tres.
Qué instalamos
RIVEL OS, en modo Studio OS. RIVEL Strategy Lab lo configuró para un equipo pequeño y no para una cadena, lo que sobre todo consistió en quitar opciones en lugar de añadirlas. Los canales que el estudio ya usaba se conectan a él.
- Servicios lleva el horario de clases: ofertas de bienvenida, bonos de clases y membresías recurrentes, reservadas online y confirmadas en un toque.
- CRM convierte cada mensaje y cada formulario en un contacto con su origen, y lo acompaña por las etapas de la clase de prueba con recordatorios automáticos en lugar de la memoria de alguien.
- Finanzas mantiene las membresías en claro: renovaciones, pausas y créditos restantes visibles para el estudio y para el socio, así nadie tiene que negociar cuántas clases quedan.
- KPIs y Analytics convierte la retención en un número y no en una sensación: primera clase, segunda clase, riesgo de abandono, asistencia e ingresos en una sola vista.
- Marketing Hub conecta la búsqueda local y el perfil de Google con el mismo flujo de reserva que opera el estudio, de modo que una búsqueda en Cancún termina dentro del sistema.
- Integraciones conectan Instagram, WhatsApp Business, Meta Ads y Kommo. El estudio responde donde su gente ya le habla.
Evidencia
Tres cifras del primer trimestre tras la instalación, cada una con la ventana que cubre y de dónde sale. Los números absolutos que hay detrás son del estudio, así que se publica la variación y no el dato en bruto.
- +38%Reservas online.Ventana: primeros 90 días tras la instalación · Fuente: los datos de operación del propio estudio, documentados con RIVEL
- -62%Trabajo administrativo.Ventana: primeros 90 días tras la instalación · Fuente: los datos de operación del propio estudio, documentados con RIVEL
- 4xTrabajo resuelto por persona.Ventana: primeros 90 días tras la instalación · Fuente: los datos de operación del propio estudio, documentados con RIVEL
Quién lo opera hoy
Una sola persona abre el estudio y el sistema el mismo lunes por la mañana.
El equipo no creció. Las profesoras dan clase, recepción lleva el día desde la agenda y la dueña ya no es la persona que sostiene el horario en la cabeza. Los socios reservan, pausan y renuevan sin pedirle permiso a nadie.
Lo que antes era una tarde de coordinación es ahora el estudio leyendo sus propios números. El carácter boutique se quedó donde corresponde, que es en la sala y no en la trastienda.
Testimonio de la fundadora
“Teníamos comunidad y reputación. RIVEL nos dio el sistema para escalarlas sin contratar a más gente.”
Dra. Alejandra Aguirre
Fundadora, Casa KiGua · Cancún
Preguntas frecuentes
¿Por qué Casa KiGua dejó de llevar el estudio a mano?
La reputación y la comunidad ya estaban. La operación no: reservas dentro de hilos de mensajes, bonos de clases en papel y ningún registro detrás del buzón de Instagram. La dueña quería crecer sin contratar, y eso pide un sistema y no más gente.
¿Studio OS es solo para yoga?
No. Studio OS encaja con yoga, pilates, barre, ciclismo indoor, danza y cualquier estudio boutique que venda clases, membresías y producto. Casa KiGua lleva un programa mixto.
¿Cómo se convierte un mensaje de Instagram en un registro?
Instagram y WhatsApp Business se conectan al sistema como canales. Cada mensaje entra como contacto con su origen, ya sea Instagram, Meta Ads, alguien que pasaba por la puerta o una recomendación, y arranca las etapas de la clase de prueba con recordatorios automáticos.
¿El estudio tuvo que contratar para absorber el volumen nuevo?
No, y ese era justo el objetivo de la instalación. El mismo equipo lleva más reservas porque la coordinación que antes era manual ahora es trabajo del sistema.
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